De meest voorkomende datalekken

Gedeeld e-mail adres

Je zult er niet zo snel bij stilstaan maar een gedeeld e-mailadres, dat bijvoorbeeld door een ouderling en zijn vrouw gebruikt wordt, kan een potentieel datalek zijn wanneer er bijzondere persoonsgegevens in een e-mail worden verstuurd, terwijl deze maar voor één ontvanger bedoeld was. We adviseren mensen dan ook een persoonlijk mailadres te gebruiken

Gratis e-mail adressen en whatsapp

We zijn allemaal bekend met whatsapp en de gratis e-mail adressen. Denk daarbij aan Hotmail, Live mail, Outlook, Icloud en Gmail. Wanneer je hier als gemeentelidd gebruik van maakt, houdt er dan rekening mee dat bijna alle plafformen niet aan de AVG voldoen. Houd dit in de gaten. Gratis diensten vallen in bijna alle gevallen onder Amerikaanse wetgeving. Deze wetgeving bepaalt dat meerdere diensten gebruik kunnen maken in het uitlezen of doorverkopen van je ontvangen en verstuurde email. of whatsapp-berichten. De Europese wetgeving geeft wat dat betreft een stuk meer bescherming aan de consument. Het betekent wel dat organisaties, zoals onze Evangelie Gemeente en leden zelf een verantwoordelijkheid hebben, die is vervat in  de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

CC in plaats van BCC

Sommige mensen mailen naar een groep door meerdere adressen in de CC te zetten. Dat wordt beschouwd als een datalek omdat e-mail adressen gedeeld worden met een derde. Maak daarom altijd gebruik van BCC. Wij adviseren echter voor de gemeenteleden om onderling zoveel als mogelijk gebruik te maken van de geboden berichtenservice en groepsberichtenservice van MijnEGC

Doorgestuurde persoonsgegevens en bijlagen

We ontvangen allemaal wel eens mailadressen of telefoonnummers van anderen. We zijn gewend geraakt om in een handtekening onze persoonsgegevens neer te zetten. Zodra deze echter worden doorgestuurd, is er al sprake van een datalek. Voorheen werd er door de raad lijsten gedeeld met persoonsgegevens. Ook dan is er sprake van een datalek.

De tas, de printer, de USB stick, de verdwenen telefoon

Had je net een inschrijfformulier van een nieuw lid of aantekeningen van een huisbezoek in je tas gedaan of onder de glasplaat van de printer gelegd en plots gaat de telefoon of je kind roept, de kassa bij de supermarkt vertoont een storing, je komt een kennis tegen op straat. En ondertussen is er iemand met je tas vandoor, liggen de papieren nog bij de printer. Het is zo menselijk en in no time gebeurd. Ook hier is dan sprake van een datalek. De pilotgroep zal in de ontwikkeling van MijnEGC mogelijkheden gaan onderzoeken van digitale inschrijving en het maken van aantekeningen binnen MijnEGC

De visie van de pilotgroep MijnEGC over e-mail

Wilfried: "Misschien klinkt het vreemd, maar e-mail is in sommige gevallen een achterhaald medium. We krijgen steeds meer te maken met spam, fake mail en daardoor berichten die niet aankomen door de veelvoud aan scanners. Binnen MijnEGC bestaan er tal van mogelijkheden om met elkaar te communiceren waarbij e-mail vooral ingezet wordt voor notificaties (berichtgeving)"

Wanneer er een nieuw bericht op een prikbord geplaatst wordt, een taak toegewezen of een document gedeeld wordt, krijgen alle betrokkenen hier een notificatie van op de website. Het is hierbij voor het lid mogelijk om deze notificaties ook doorgestuurd te krijgen naar zijn/haar e-mail adres. Op deze manier hoeft men niet continue in te loggen om na te gaan of er relevante zaken gebeuren. En als een e-mail bericht met notificatie onverhoopt niet aan komt vanwege een spamfilter, of andere reden, dan is er geen man overboord. De primaire communicatie gebeurt immers binnen MijnEGC

Door zaken zo centraal op te slaan, kun je jezelf ervan garanderen dat informatie altijd toegankelijk is voor mensen die er recht toe hebben. Wanneer iemand aan een afdeling of werkgroep toegevoegd wordt, krijgt hij/zij direct toegang tot alle relevante informatie, ook wanneer dat in het verleden verstuurd is.

We adviseren dan ook om voor de onderlinge communicatie zoveel mogelijk gebruik te maken van MijnEGC